Para poder cumplir con ella en nuestra empresa, la Agencia Española de Protección de datos nos proporciona una herramienta, gratuita y fácil, llamada FACILITA.
Esta herramienta está pensada para aquellas PYMES que llevan a cabo un tratamiento de los datos personales de escaso riesgo, como por ejemplo datos de clientes, de proveedores o de RRHH.
FACILITA consiste en un cuestionario por el que la empresa o responsable de la protección de datos, sabrá si se adapta al RGPD vigente o si debe realizar un análisis de riesgos.Esto último ocurrirá en caso de manejar datos de alto riesgo como son datos médicos, antecedentes penales, etc.
La herramienta genera documentos adaptados a la empresa concreta, cláusulas informativas a incluir en formularios de recogida de datos personales,registro de actividades de tratamiento,etc, siempre que los datos que la empresa maneje no sean de alto riesgo.
FACILITA es una ayuda, pero para que sea útil la documentación que genera, es necesario que esté adaptada y actualizada a la situación de los tratamientos de datos que lleva a cabo la empresa y ello depende de la veracidad de las respuestas en el cuestionario.
Para determinar si la empresa puede utilizar FACILITA para la generación de documentación ha de contestar a:
1-La actividad de la empresa.En caso de dedicarse a una de las actividades que el cuestionario da como opciones en esta pantalla, se entiende que trata o es susceptible de tratar datos de alto riesgo y tendría que realizar un análisis de riesgos.
2-Si la empresa u organización trata alguno de los datos del listado que proporciona esta segunda pantalla, en caso afirmativo , no le será de utilidad esta herramienta.
3-Si la organización o empresa realiza alguno de los tratamientos de datos que se relacionan en la tercera pantalla, en cuya caso , al igual que en los anteriores tendrá que hacer un análisis y no podrá generar la documentación a través del FACILITA.
En el supuesto de no estar en ninguno de los listados, la aplicación abrirá un una plantilla para cubrir con los datos de la empresa y después de ello solicitará información sobre si la organización trata datos de clientes personas físicas, y de ser así qué tipo de datos, cómo los obtiene y para qué los emplea.Lo mismo hará para saber si la empresa trata datos de clientes potenciales, de empleados, candidatos, proveedores personas físicas, si los cede o no a otras empresas(ejemplo a una gestoría para las nóminas),si capta imágenes por motivos de seguridad, si tiene contratados a terceros para el mantenimiento de la web, de los programas informáticos,etc.
En el caso de tener una gestoría o contratados servicios de mantenimiento informático, etc habrá que proporcionar los datos de dichas empresas.
Al terminar de cubrir todos estos formularios, FACILITA, crea y proporciona una serie de documentos en formato editable, pero nos recuerda que son de mínimos para cumplir con la legalidad vigente, el Reglamento de Protección de Datos,por lo que nos recomienda algunas acciones tales como:
-Incluir cláusulas informativas en los formularios de solicitud de información, tanto en papel como en la web.
-Implantar medidas técnicas y organizativas indicadas en los documentos.
-Revisar o elaborar los contratos e incluir cláusulas contractuales y firmarlas en la última hoja.
Además hay que tener en cuenta que la Agencia española de protección de datos no almacena la información que se introduce en FACILITA y que no hay que mandar ninguna documentación a menos que la Agencia la solicite.
Si tienes una PYME y no sabes cómo cumplir con la nueva normativa, empieza por realizar el cuestionario de FACILITA.
